Yig'ilish bayonnomasi ushbu tadbirning barcha muhim qarorlarini aks ettiruvchi hujjatdir. Uning mazmuni va ijrosi bo'yicha noto'g'ri tuzilganligi uni yig'ilish ishtirokchilarining e'tiroziga olib kelishi mumkin. Bundan tashqari, ishlab chiqarish yig'ilishining bayonnomasida buzilgan ma'lumotlar mavjud bo'lsa, noto'g'ri boshqaruv qarorlarini qabul qilish xavfi mavjud. Oddiy tavsiyalar toʻplami uni toʻgʻri tartibga solishga yordam beradi.
Ushbu hujjat matni odatda ikkita qismdan iborat: kirish va asosiy. Yig'ilish bayonnomasi (uning birinchi yarmi) tadbirning asosiy parametrlarining tavsifini o'z ichiga oladi: lavozimlar, to'liq ism. a'zolari, rais va kotib. Agar hozir bo'lganlardan biri alohida maqomga ega bo'lsa (taklif etilgan, ekspert, kuzatuvchi va boshqalar), bu ham hujjatda qayd etilgan. Agar yig'ilishda ko'p odamlar ishtirok etgan bo'lsa, yig'ilish bayonnomasida ular to'g'risidagi ma'lumotlar bo'lishi mumkinhujjatning ajralmas ilovasi bo'lgan alohida varaq. Kirish bo'limi kun tartibi bilan yakunlanadi, unda ko'rib chiqilayotgan masalalar ro'yxati keltirilgan. Ularni muhimligi bo'yicha tartibga solish maqsadga muvofiqdir, ammo savollar ro'yxatidagi o'ringa ta'sir qiluvchi boshqa omillar ham bo'lishi mumkin. Masalan, kun tartibining tuzilishi uning masalalarining bir qismining mantiqiy munosabatiga yoki tadbirda ishtirok etuvchi shaxslarning bandligiga bog'liq bo'lishi mumkin. Hujjatning o'zi tashkilot (uning bo'limi) blankida tuziladi, u yig'ilish qachon bo'lib o'tganligini ko'rsatishi kerak.
Asosiy qismdagi majlis bayoni kirish qismiga mos kelishi kerak. Xususan, uning bandlari kun tartibidagi kabi tartibda borishi kerak. Kun tartibidagi har bir masala bo'yicha ma'lumotlarni qayd qiluvchi matnni tuzish algoritmi quyidagicha: "tingladim", "so'zladim", "qaror qildim". Protokolning ushbu qismini yozishda asosiy qoida shundaki, u qandaydir transkriptga aylanmasligi kerak.
Xususan, “tingladim” bandida bu masala boʻyicha asosiy maʼruzachi kim boʻlganligi, u oʻz nutqining oxirida nimani taklif qilgani tasvirlangan. Ma'ruzachilarning so'zlariga ko'ra, u nimani taklif qilgani ham ko'rsatilgan. Qaror yig'ilish ishtirokchilarining ko'pchiligining yakuniy pozitsiyasini belgilaydi. Agar u ovoz berish yo‘li bilan qabul qilingan bo‘lsa, unda qancha odam uni yoqlagani, qancha odam unga qarshi chiqqani, shuningdek, betaraf qolganlar soni ko‘rsatiladi. Muhokama qilingan masalalarning ahamiyatiga qarab, to'liq nomi sanab o'tilishi mumkin. u yoki bu lavozimni egallagan odamlar.
Yig'ilish bayonnomasi kotib tomonidan tuziladi, hujjatning o'zi ijrochi va yig'ilishda raislik qiluvchi tomonidan imzolanadi. Uni tuzish uchun ma'lumot manbai qo'lda yozilgan qoralamalar, ovoz yozish moslamasi yordamida yozilgan yozuvlar, transkriptlardir. Yig‘ilishda aniqlangan masalalarni hal qilish uchun yig‘ilishda ishtirok etmagan yuqori mansabdor shaxsning vakolatlari zarur bo‘lsa, ushbu rahbar tomonidan qarorlarni tasdiqlash qo‘shimcha ravishda ko‘zda tutilishi mumkin. Imzolangan va roʻyxatdan oʻtgan protokol savollarning faqat bir qismiga tegishli boʻlgan mansabdor shaxslarga bitta hujjat yoki koʻchirma sifatida yuborilishi mumkin.
