Hujjatlarni boshqarish ofis ishida muhim bo'g'indir

2024 Muallif: Henry Conors | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2024-02-12 14:25

Ish jarayoni deganda imzolangan yechimlar arxivga olingan paytdan boshlab korxona yoki muassasada targʻib qilinadigan qoidalar tushuniladi. Ushbu kontseptsiyaning asosini hujjatni qabul qilish, ko'rib chiqish, ijro etuvchi hokimiyat organlariga topshirish, bajarish, sertifikatlash, ijro etish, saqlash bo'yicha tashkiliy chora-tadbirlar tashkil etadi.

Bu hujjatning harakatlanish holatlarini hamda ushbu misollar orqali harakat tezligini hisobga oladigan jarayon. Hujjatlar aylanishi - bu ma'muriy apparatning axborot faoliyati bilan bog'liq bo'lishi kerak bo'lgan jarayon bo'lib, har bir alohida qarorni hujjatlashtirish, yangi olingan hujjatlarni saqlash.

Ko'pgina boshqaruv apparatlari faoliyatidagi juda ko'p kamchiliklar hujjatlar harakatining yomon tashkil etilishi bilan bog'liq. Masalan, boshqaruv qarori hujjatini muomalaga kiritish jarayoni uchta majburiy komponentni o'z ichiga olishi kerak:

• qabul qilinayotgan qaror uchun axborot ta'minoti (bu ishonchli ma'lumotni o'z ichiga oladi,qarorning to'g'riligini tasdiqlovchi);
• qarorning o'zini hujjatlashtirish (me'yoriy hujjat);
• amalga oshirish ustidan nazorat (bu taklif etilayotgan ishni tashkil etish, topshiriqni bajarish usullari, shartlar va muddatlarga rioya qilishni o'z ichiga oladi).

Yuqoridagi misoldan ko'rinib turibdiki, ish jarayoni ma'muriy qaror qabul qilinadigan ma'lumotlar to'plamidir; qarorning o'zini tayyorlash, shu jumladan tahrir qilish, muvofiqlashtirish, tasdiqlashgacha tayyorlash. Yuqoridagi barcha bosqichlar hujjatning nafaqat korxonaning tarkibiy bo'linmalari o'rtasida, balki ijrochilar o'rtasida, texnik xodimlar, mutaxassislar, menejerlar o'rtasida harakatlanishini talab qiladi. Ushbu misoldan xulosa quyidagicha: hujjatning harakat tezligi qanchalik yuqori bo'lsa, har bir aniq bosqichda uning bajarilishi sifati qanchalik yuqori bo'lsa, butun korxonani boshqarish jarayoni shunchalik yaxshi bo'ladi.

Bu atamaning oʻzi adabiyotda 1920-yillardayoq paydo boʻlgan. Keyin ish jarayoni butun davlat apparatini oqilona qurishga, turli ijrochilar va xizmatlar o'rtasida vazifalarni taqsimlashga qaratilgan ishlarni tashkil etish deb hisoblangan. 1931 yilda Menejment texnologiyasi instituti ish yuritishni tashkil etishning yagona tamoyillarini tartibga solishga birinchi urinish bo'ldi. Hujjatlarni qabul qilish va topshirish, ularni bajarish qoidalari va imzolashni tartibga solish qoidalari belgilandi. Iqtisodiy rivojlanishning quyidagi bosqichlari kabi kontseptsiyani qonunchilik bilan tartibga solishni oldiofis ishi, bu erda asosiy e'tibor individual texnik operatsiyalarga qaratildi. Hujjatlarni boshqarish dasturi ushbu qonun hujjatlarida qayd etilmagan, garchi aslida bularning barchasi hujjatlar harakatini tashkil qilish bilan bog'liq edi. 1974 yildan boshlab, hujjat aylanishining butun jarayonini tartibga soluvchi asosiy hujjat imzolandi, bu hali ham amalda.

Ushbu qonun hujjati «Davlat ish yuritishning yagona tizimi» (AQSH) deb nomlanib, uning bandlari hujjatlar harakatini tashkil etish, ularni qayta ishlashning texnologik usullari va qoʻllash qoidalariga bagʻishlangan. Ushbu to'plam asosiy qoidani shakllantiradi: "Hujjatlar aylanishi - bu hujjatning eng qisqa yo'l bo'ylab tezkor harakati, shu jumladan minimal vaqt va mehnat xarajatlari." Tasdiqlangan qoidani amalda qo‘llash orqaligina mamlakat aholisi hayotini yaxshilashga, davlat iqtisodiyotining o‘sishiga ishonish mumkin.

Bu maqsadlarga erishish uchun aqlli, intizomli, mas'uliyatli rahbarlar kerak, ular uchun USSD-ga asoslangan ish jarayonini joriy etish sharaf va vijdon masalasi bo'ladi.